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こんにちは！ペンデル税理士法人 医業経営支援部の親泊です。

在宅医療や訪問診療では、患者さまとの信頼関係を築きながら診療を行う一方で、カルテの記録、各種帳票の作成、訪問スケジュールの調整、移動ルートの確認、スタッフとの情報共有など、さまざまな事務作業が発生します。

こうした業務に時間を取られることで、診療やスタッフとのコミュニケーションに十分な時間を確保しにくいと感じる医療機関もあるでしょう。

このような課題を解決する方法の一つが、在宅医療・訪問診療向けの業務支援システムを活用することです。

業務支援システムには、訪問スケジュールの管理、訪問先情報の共有、帳票作成、写真や画像の登録、スタッフ間の情報共有など、さまざまな機能があります。

ただし、システムを導入すれば、必ず業務が効率化されるとは限りません。自院の業務内容やスタッフの運用体制、既存の電子カルテとの連携、情報セキュリティなどを確認したうえで、自院に合ったシステムを選ぶことが重要です。

本コラムでは、在宅医療・訪問診療で発生する事務作業、業務支援システムを導入するメリット、選定時の確認ポイント、情報管理上の注意点について解説します。

（コラムの内容は公開時の法律等に基づいて作成しています）

在宅医療・訪問診療で発生する主な事務作業

在宅医療や訪問診療では、患者さまのご自宅や高齢者施設などを訪問し、患者さまの生活環境に配慮した診療を行います。

その一方で、診療に付随する次のような事務作業も発生します。

• 訪問スケジュールの作成
• 訪問先の住所や緊急連絡先の確認
• 訪問順や移動ルートの検討
• 診療記録や訪問記録の入力
• 各種帳票の作成
• 患者さまの情報や画像の登録
• ご家族や施設職員との連絡記録の管理
• 院内スタッフとの情報共有
• 関係する医療機関や介護事業者との連絡調整
• 請求やレセプトに関する資料の整理
  　

特に、訪問先が増えたり、複数の医師やスタッフが訪問に関わったりすると、情報の整理や共有に時間がかかることがあります。

紙の帳票や個別のファイル、電話やメールなど複数の方法で情報を管理している場合、必要な情報を探すのに時間がかかったり、伝達漏れや入力ミスが発生したりする可能性もあります。

もちろん、紙の書類や既存の方法がすべて問題というわけではありません。しかし、業務量が増えてきた場合には、現在の管理方法が自院の規模や運用に合っているかを見直すことが大切です。
　

業務支援システムを導入するメリット

1. 訪問スケジュールを管理しやすくなる

　在宅医療・訪問診療では、患者さまごとに訪問頻度や訪問時間、担当者が異なる場合があります。

そのため、訪問スケジュールを作成する際には、次のような情報を確認する必要があります。

• 患者さまの住所
• 訪問予定日
• 訪問時間
• 担当医師や看護師
• 施設やご家族からの連絡事項
• 訪問に必要な物品
• 緊急対応の有無
  　

業務支援システムによっては、患者さまごとの訪問予定や担当者を一覧で確認できる機能があります。

また、地図サービスと連携し、訪問先の位置情報や訪問順を確認できるものもあります。こうした機能を活用することで、訪問スケジュールや移動ルートの検討にかかる負担を軽減できる可能性があります。

ただし、実際の移動時間は、交通状況、駐車場所、訪問先の環境などによって変動します。システムが表示するルートだけで判断せず、現場の状況も踏まえて運用しましょう。
　

2. 帳票作成や記録業務を効率化できる

　訪問診療では、診療記録のほかにも、さまざまな帳票や報告書の作成が必要となる場合があります。

業務支援システムによっては、入力した情報をもとに、一定の帳票や報告書の作成を支援できる機能があります。

これにより、次のような作業の効率化が期待できます。

• 手書きによる記録
• 同じ内容を複数の帳票へ転記する作業
• 書類をスキャンして保存する作業
• 作成済みの帳票を探す作業
• 院内スタッフへの情報共有
  　

ただし、システムによって対応できる帳票や出力形式は異なります。自院で使用している帳票に対応しているか、入力項目を変更できるか、既存の業務フローに組み込めるかを確認しましょう。
　

3. 訪問先と院内で情報を共有しやすくなる

　訪問先で入力した情報を、院内のパソコンやタブレットから確認できるシステムであれば、情報共有を効率化できる可能性があります。

たとえば、次のような情報を共有できる場合があります。

• 訪問予定
• 診療記録
• 申し送り事項
• 患者さまやご家族からの要望
• 施設職員からの連絡事項
• 写真や画像
• 次回訪問時の確認事項
  　

訪問担当者が記録した内容を、院内スタッフが確認しやすくなれば、電話や紙の書類による情報伝達を減らせる場合があります。

ただし、誰がどの情報を閲覧・編集できるのかを明確に設定することが重要です。情報共有の利便性だけでなく、患者さまの個人情報を適切に管理できる仕組みかどうかも確認しましょう。
　

4. 紙の書類を減らせる可能性がある

　紙の帳票やファイルを多く使用している場合、書類の作成、保管、検索、廃棄などに一定の作業が発生します。

業務支援システムを活用することで、診療情報や訪問記録を電子的に管理し、紙の書類を使用する場面を減らせる可能性があります。

紙の書類が減ることで、次のような効果が期待できます。

• 書類の保管スペースを削減できる
• 必要な情報を検索しやすくなる
• 書類の紛失を防ぎやすくなる
• 複数のスタッフで情報を共有しやすくなる
• 書類の整理や廃棄にかかる負担を軽減できる
  　

ただし、すべての書類を電子化できるとは限りません。法令や院内ルール、連携先の運用などを確認し、紙と電子データを適切に使い分ける必要があります。
　

5. 業務内容を標準化しやすくなる

　訪問診療では、担当者によって記録方法や情報共有の方法が異なると、業務品質にばらつきが生じることがあります。

業務支援システムで入力項目や記録方法をある程度統一することで、スタッフごとの業務の進め方を標準化しやすくなる場合があります。

たとえば、次のような項目を統一できます。

• 訪問後に記録する内容
• 申し送り事項の入力方法
• 次回訪問時の確認事項
• 緊急連絡先の登録方法
• 写真や画像の保存方法
• 帳票作成の手順
  　

ただし、システムを導入するだけで業務が標準化されるわけではありません。導入前に院内の業務手順を整理し、スタッフに目的や運用方法を共有することが大切です。
　

業務支援システムを選ぶ際の確認ポイント

1. 実際に利用するスタッフが操作しやすいか

　業務支援システムは、訪問先で医師や看護師などが操作することがあります。

そのため、機能の多さだけでなく、実際に利用するスタッフが無理なく操作できるかを確認しましょう。

確認したいポイントは次のとおりです。

• 画面が見やすいか
• 入力項目が分かりやすいか
• スマートフォンやタブレットで操作しやすいか
• 訪問先で入力しやすい設計になっているか
• 写真や画像を登録しやすいか
• 通信環境が不安定な場所でも利用できるか
• 操作に関するサポートがあるか
• スタッフ向けの研修があるか
  　

可能であれば、無料トライアルやデモ画面を利用し、実際の訪問業務を担当するスタッフにも操作性を確認してもらうとよいでしょう。
　

2. 既存の電子カルテやシステムと連携できるか

　業務支援システムを導入する際、現在使用している電子カルテやレセコンなどとの連携可否は重要な確認事項です。

既存のシステムを全面的に変更する場合、データ移行やスタッフ教育などに大きな負担がかかる可能性があります。

一方、既存の電子カルテを継続して使用しながら、訪問スケジュール管理や帳票作成などを補助するシステムであれば、導入時の負担を抑えられる場合があります。

確認する項目は次のとおりです。

• 電子カルテとの連携可否
• レセコンとの連携可否
• データの取り込み・出力方法
• 二重入力が発生するか
• 既存データを移行できるか
• 連携に追加費用がかかるか
• 障害発生時の対応方法
  　

システム同士が連携できるかだけでなく、連携後にどの業務が効率化されるのかを確認することが大切です。
　

3. 訪問スケジュールやルート管理に対応しているか

　在宅医療・訪問診療では、訪問先の管理やスケジュール調整が重要です。

システムによっては、次のような機能が備わっています。

• 患者さまごとの訪問予定管理
• 担当者別のスケジュール表示
• 訪問先の住所管理
• 地図サービスとの連携
• 訪問順の検討
• 予定変更の共有
• 緊急訪問の登録
• 訪問実績の管理
  　

導入前には、自院の訪問件数、スタッフ数、診療エリア、訪問頻度などに合った機能かどうかを確認しましょう。
　

4. 帳票や記録の作成を支援できるか

　システムを選ぶ際は、作成したい帳票や記録に対応できるかを確認します。

• 診療記録
• 訪問記録
• 申し送り
• 施設向けの報告書
• ご家族への説明資料
• 関係機関への情報提供書
• 院内で使用する管理表

システムによって、標準搭載されている帳票やカスタマイズの可否が異なります。

現在使用している帳票を一覧にし、どの帳票をシステムで作成・管理したいのかを整理してから比較すると、選定しやすくなります。
　

5. 写真や画像データを安全に管理できるか

　在宅医療では、患部や住環境などの写真を記録することがあります。

写真や画像データをシステムで扱う場合は、機能の有無だけでなく、次の事項を確認しましょう。

• 画像データの保存場所
• 通信時の安全対策
• 保存時の安全対策
• 閲覧・編集権限の設定
• 誤登録や誤送信への対策
• 端末紛失時の対応
• データのバックアップ
• 契約終了後のデータの取扱い
  　

患者さまの情報や画像を取り扱うため、利便性だけでなく、個人情報を適切に管理できる仕組みかどうかを確認することが不可欠です。
　

6. 情報セキュリティや権限管理に問題がないか

　業務支援システムでは、患者さまの診療情報、連絡先、スタッフの情報、経営に関する資料などを取り扱う可能性があります。

導入前には、次のような情報管理体制を確認しましょう。

• 利用者ごとのアカウント発行
• パスワードの管理方法
• 二段階認証の有無
• 閲覧・編集権限の設定
• 操作履歴の確認可否
• データのバックアップ
• 障害発生時の復旧体制
• 情報漏えい時の報告・対応体制
• 外部委託先との責任分担
• 契約終了時のデータ返却・削除
  　

必要以上の権限を付与せず、業務に必要な範囲だけ情報へアクセスできるようにすることが重要です。
　

7. サポート体制が整っているか

　導入後に、操作方法や設定について確認したい場面が発生することがあります。

そのため、次のようなサポート体制も確認しましょう。

• 電話やメールでの問い合わせ対応
• チャットサポート
• 操作マニュアル
• 導入時の初期設定支援
• スタッフ向け研修
• 定期的な運用相談
• 障害発生時の対応時間
• 担当者の変更時の引き継ぎ方法
  　

機能だけでなく、導入後も継続して利用できるサポート体制があるかを確認することが大切です。
　

8. 費用と導入効果のバランスを確認する

　業務支援システムには、一般的に次のような費用が発生する場合があります。

• 初期費用
• 月額利用料
• 利用者数に応じた料金
• オプション機能の利用料
• データ移行費用
• 端末費用
• 操作研修費用
• サポート費用
  　

導入を検討する際は、費用だけでなく、次のような点も整理しましょう。

• 現在の作業にかかっている時間
• システム導入後に削減できる可能性がある作業
• スタッフ教育に必要な時間
• 既存システムとの連携にかかる負担
• 導入後の保守・運用費用
• 導入によって改善したい業務
  　

システム導入によって人件費や残業時間が必ず削減されるわけではありません。導入によって生じた時間を、診療、患者さまへの対応、スタッフ教育、院内管理などにどのように活用するかまで検討することが重要です。
　

導入前に確認したい情報管理とセキュリティ

在宅医療・訪問診療では、訪問先で患者さまの情報を確認・入力する場面があります。

そのため、業務支援システムを導入する際は、次のような事項を院内で確認しておきましょう。

利用者と権限を整理する

　誰がどの情報を閲覧・編集できるのかを明確にします。

• 医師
• 看護師
• 事務スタッフ
• 管理者
• 外部の委託先
• 関係する専門職
  　

職種や担当業務に応じて権限を設定し、必要以上に広い範囲の情報へアクセスできないようにしましょう。
　

端末の管理方法を決める

　スマートフォンやタブレットを利用する場合は、端末の紛失や盗難に備える必要があります。

• 端末にパスワードや生体認証を設定する
• 自動ロックを有効にする
• 端末の利用者を限定する
• 私物端末の利用ルールを定める
• 紛失時の連絡先や対応手順を決める
• 不要なデータを端末に保存しない
  　

データの保存・削除方法を確認する

　システム上のデータがどこに保存されるのか、バックアップがどのように行われるのかを確認します。

また、契約終了時に、データをどのように返却・削除するのかも重要です。

契約前に、データの所有権、保存期間、バックアップ、返却・削除方法を確認しておきましょう。
　

院内の運用ルールを整備する

　システム導入後のトラブルを防ぐため、院内で次のようなルールを決めておくとよいでしょう。

• いつ、誰が入力するのか
• 入力内容を誰が確認するのか
• 修正が必要な場合の手順
• 重要な連絡事項の共有方法
• 緊急時の連絡方法
• 紙の書類を使用した場合の登録方法
• システム障害時の代替手段

システムの機能だけでなく、院内で無理なく運用できるルールを整えることが、定着につながります。
　

業務支援システムを活用した業務改善事例

ここでは、業務支援システムを活用して、院内業務を見直したクリニックの事例を紹介します。

※以下は、複数の支援内容をもとに一般化した事例です。

そのクリニックでは、院長が診療と経営の両方を担っており、訪問スケジュールの作成や帳票整理などの日常的な事務作業が後回しになっていました。

訪問先の情報や申し送り事項は紙の書類や個別のファイルで管理されていたため、必要な情報を確認するのに時間がかかることがありました。また、担当者によって記録方法が異なり、情報共有の方法にもばらつきがありました。

そこで、院内の課題を整理したうえで、次の機能を備えた業務支援システムの導入を検討しました。

• 訪問スケジュールの管理
• 訪問先情報の共有
• 地図情報の確認
• 診療・訪問記録の入力
• 帳票作成の支援
• 写真や画像の登録
• スタッフ間の情報共有

まずは、訪問スケジュールの管理から運用を始めました。訪問先や担当者を一覧で確認できるようにし、予定変更があった場合には、院内で共有する手順を整えました。

次に、訪問後の記録方法を見直しました。入力項目を整理し、スタッフが共通のルールで記録できるようにしたことで、申し送りや情報確認の手順を整理しやすくなりました。

また、紙の帳票をすべてなくすのではなく、電子化できる書類と紙で保管すべき書類を分け、院内の運用に合わせて段階的に変更しました。

その結果、訪問スケジュールの確認や資料の検索にかかる負担が軽減され、院内で情報を共有する方法も整理されました。さらに、導入前後の作業時間を比較することで、どの業務に効果があったのかを確認しやすくなりました。

この事例から分かるのは、最初からすべての機能を使おうとせず、自院の課題に優先順位を付けて導入することの重要性です。

たとえば、次のような小さな業務から始めることができます。

• 訪問スケジュールの管理
• 訪問先情報の共有
• 帳票作成の支援
• 申し送り事項の一元管理
• 写真や画像の登録
• 月次資料の整理
  　

導入後は、次のような項目を確認しながら、運用方法を調整していくとよいでしょう。

• 作業時間の変化
• 入力ミスや確認漏れの発生状況
• 院長やスタッフの負担
• システムの利用率
• 情報共有のしやすさ
• 患者さまや関係機関への対応状況
• 導入費用に対する効果
  　

業務支援システムの導入を進める手順

業務支援システムを導入する際は、次の流れで進めると整理しやすくなります。

1. 現在の業務を書き出す

　まずは、在宅医療・訪問診療に関する業務を洗い出します。

• 訪問予定の作成
• 訪問先情報の管理
• 診療記録の入力
• 帳票の作成
• 画像の登録
• スタッフ間の情報共有
• 関係機関との連絡
• 請求関連の資料整理
  　

業務を可視化することで、システム化したい業務が見つけやすくなります。
　

2. 課題の優先順位を決める

すべての業務を一度に変更するのではなく、現在の負担が大きい業務や、改善効果を確認しやすい業務から優先順位を付けます。

たとえば、

• 訪問スケジュールの作成に時間がかかる
• 紙の帳票が多い
• 情報共有に時間がかかる
• 記録方法がスタッフによって異なる
• 画像データの管理方法が統一されていない
  　

といった課題を整理します。
　

3. 必要な機能を整理する

課題を整理したうえで、必要な機能を明確にします。

• スケジュール管理
• 地図・ルート確認
• 記録入力
• 帳票作成
• 電子カルテ連携
• 写真・画像管理
• 権限設定
• 操作履歴
• バックアップ
• サポート体制
  　

必要な機能が明確になると、サービスを比較しやすくなります。
　

4. 複数のサービスを比較する

　複数のサービスについて、機能、費用、操作性、サポート体制、セキュリティなどを比較します。

比較する際は、パンフレットやWebサイトの情報だけで判断せず、可能であればデモやトライアルを利用しましょう。

実際に利用するスタッフの意見を取り入れることも重要です。
　

5. 小さな範囲から導入する

　最初からすべての機能を導入するのではなく、まずは一部の業務から始める方法があります。

たとえば、訪問スケジュール管理だけを導入し、運用が安定した後に帳票作成や画像管理を追加する方法です。 小さく始めることで、スタッフが操作に慣れやすく、導入後の課題も把握しやすくなります。
　

6. 導入後の効果を確認する

導入後は、事前に設定した目的が達成できているか確認します。

• 作業時間が短縮されたか
• 情報共有がしやすくなったか
• 入力ミスが減ったか
• スタッフの負担が軽減されたか
• 訪問スケジュールを管理しやすくなったか
• システムを継続的に利用できているか
  　

効果が十分でない場合は、機能の使い方や業務フローを見直します。
　

まとめ

在宅医療・訪問診療では、診療そのものだけでなく、訪問スケジュールの管理、診療記録の入力、帳票作成、情報共有など、さまざまな事務作業が発生します。

業務支援システムを活用することで、次のような業務の効率化を検討できます。

• 訪問スケジュールを管理しやすくする
• 訪問先や患者さまの情報を共有しやすくする
• 帳票作成や記録入力の負担を軽減する
• 紙の書類を減らす
• 院内の業務方法を標準化する
• 訪問先と院内の情報共有を円滑にする
  　

一方で、システム導入には費用やスタッフ教育の負担が発生します。また、既存の電子カルテとの連携、操作性、サポート体制、患者さまの情報や画像データの管理方法など、事前に確認すべき点もあります。

導入を検討する際は、まず現在の業務を書き出し、どの業務に課題があるのかを整理しましょう。そのうえで、必要な機能や予算、院内の運用体制に合ったシステムを比較することが大切です。

最初からすべての機能を導入するのではなく、訪問スケジュール管理や帳票作成など、優先度の高い業務から試験的に導入する方法もあります。

ペンデル税理士法人 医業経営支援部では、医療機関の会計・税務・経営相談をはじめ、開業支援、事業承継、医療法人の設立・運営支援、レセプトチェック指導などについてご相談を承っています。

在宅医療の業務改善やシステム導入についてお悩みの方は、お問い合わせフォームよりご相談ください。

【参考】
厚生労働省：在宅医療におけるデジタル化やICT活用の事例集（PDF）
厚生労働省：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン
個人情報保護委員会：医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス