こんにちは！ペンデル税理士法人医業経営支援部の親泊です。
「院長がもう一人いれば、もっと診療に集中できるのに」と感じたことはありませんか。
院長は、患者さまの診療だけでなく、スタッフの採用・労務管理、給与計算、経理、業者とのやり取り、院内の業務改善、広報やWebサイトの管理など、さまざまな業務を担っています。
しかし、これらの業務をすべて院長一人で対応するには限界があります。診療以外の業務に時間を取られることで、経営上の課題への対応が後回しになったり、スタッフとのコミュニケーションが不足したりすることもあります。
こうした課題を解決する方法の一つが、事務長業務を外部の人材やサービスに委託することです。
事務長を直接雇用する方法だけでなく、オンライン事務代行や経営支援サービス、専門家との連携など、クリニックの状況に応じたさまざまな選択肢があります。
本コラムでは、クリニックの事務長が担う業務、事務長業務を外注するメリット、依頼できる業務、委託先を選ぶ際の注意点について解説します。
（コラムの内容は公開時の法律等に基づいて作成しています）
クリニックの事務長が担う主な業務
クリニックの事務長は、院長の経営判断を支え、院内業務を円滑に進める役割を担います。
具体的には、次のような業務が挙げられます。
- スタッフの採用活動や面接の日程調整
- 就業規則や院内ルールの整備
- 勤怠管理や給与計算に関する事務
- 社会保険労務士、税理士、業者などとの連絡調整
- 請求書や領収書などの整理
- 院内の業務フローやマニュアルの整備
- スタッフ間の情報共有の仕組みづくり
- WebサイトやSNSの更新
- 広報や広告に関する業務
- 医療機器や備品などの発注・管理
- 経営数値の整理や会議資料の作成
院長は診療の専門家である一方、クリニックの経営者として、人事、労務、経理、広報など幅広い業務にも対応しなければなりません。
もちろん、院長が経営に関わることは重要です。しかし、すべての実務を院長自身が担当する必要があるとは限りません。
院長が担うべき業務と、スタッフや外部の専門家に任せられる業務を整理することで、診療と経営判断に集中しやすい体制を整えられます。
事務長業務を外注するメリット
院長の負担を軽減できる
事務長業務を外注する大きなメリットは、院長が日常的な事務作業や調整業務から離れ、診療や経営判断に集中しやすくなることです。
たとえば、次のような業務を外部に依頼できます。
- 採用に関する求人情報の作成や応募者対応
- 業者との打ち合わせや日程調整
- 会議資料の作成
- 院内マニュアルの整理
- 請求書や領収書の取りまとめ
- WebサイトやSNSの更新
- 顧問税理士・社会保険労務士との連絡調整
院長がすべての業務を直接行うのではなく、必要な業務を適切に分担することで、時間の使い方を見直すきっかけになります。
必要な業務だけ依頼しやすい
事務長を直接雇用する場合、勤務時間や担当業務をあらかじめ決めておく必要があります。
一方、外部サービスの場合は、サービス内容によっては、月額制、時間単位、業務単位、プロジェクト単位などの契約形態を選べることがあります。
たとえば、次のような依頼方法が考えられます。
- 採用活動の期間だけ支援を依頼する
- 就業規則や院内マニュアルの整備を依頼する
- 請求書や領収書の整理を毎月依頼する
- Webサイトのリニューアル期間だけ支援を受ける
- 業務の棚卸しや改善提案を一時的に依頼する
ただし、契約形態や最低利用時間、追加料金の有無はサービスごとに異なります。契約前に、料金体系と対応範囲を確認しておくことが大切です。
採用や教育にかかる負担を抑えられる可能性がある
事務長を採用する場合、求人の掲載、応募者との連絡、面接、選考、入職後の教育など、一定の時間と労力が必要です。
また、採用後に業務内容や職場環境が合わず、早期退職となる可能性もあります。
外部のサービスや人材を活用すれば、直接雇用とは異なる形で、必要な業務について支援を受けられます。採用活動や教育にかかる負担を抑えられる可能性がある点は、外注のメリットの一つです。
ただし、外注であっても、委託先との相性や業務品質が自院に合うとは限りません。担当者の経験、対応実績、コミュニケーション方法などを事前に確認しましょう。
外部の視点を取り入れられる
院内のスタッフだけで業務を進めていると、従来のやり方が当たり前になり、非効率な業務や情報共有の問題に気付きにくいことがあります。
外部人材に業務を確認してもらうことで、院内では見過ごされていた課題を整理できる場合があります。
たとえば、次のような改善が考えられます。
- 書類の保管方法を見直す
- 紙で行っていた申請や確認をデジタル化する
- 業務マニュアルを整備する
- スタッフへの連絡方法を統一する
- 会議の進め方や記録方法を見直す
- 採用から入職までの手続きを整理する
外部の人材が院内のしがらみにとらわれず、客観的な視点で課題を整理できる点は、外注のメリットといえるでしょう。
事務長業務の外注で依頼できること
外注できる業務は、委託先や契約内容によって異なります。ここでは、一般的に検討しやすい業務を紹介します。
人事・採用に関する業務
- 求人票や募集要項の作成
- 求人媒体の選定や掲載手続き
- 応募者との日程調整
- 面接準備
- 採用後の入職手続きに関する事務
- 採用状況の管理
ただし、採用の最終判断や労働条件の決定は、院長やクリニックの責任者が行う必要があります。
総務・院内管理に関する業務
- 院内マニュアルの作成・更新
- 書類やデータの整理
- 備品や消耗品の管理
- 業者との連絡調整
- 会議の準備や議事録の作成
- スタッフ向けの案内文作成
- 院内情報共有の仕組みづくり
業務の流れや役割分担を整理することで、スタッフが働きやすい環境づくりにもつながります。
経理に関する業務
- 請求書や領収書の整理
- 会計ソフトへの入力補助
- 経費精算に関する事務
- 月次資料の作成補助
- 税理士への資料提出
- 支払予定の一覧作成
なお、記帳代行や税務申告など、業務内容によっては税理士などの資格者が対応すべきものがあります。委託先がどこまで対応できるのか、事前に確認しましょう。
Webサイト・広報に関する業務
- Webサイトの情報更新
- SNSへの投稿
- 院内ニュースや案内文の作成
- 採用ページの更新
- 広告出稿に関する事務
- 広報活動の計画づくり
医療機関の広告やWebサイトの内容には、関係法令やガイドラインに配慮が必要です。広告や情報発信を外部に依頼する場合も、掲載内容についてクリニック側で確認できる体制を整えておくことが重要です。
専門家との連絡調整
事務長業務の一環として、次のような専門家との連絡調整を依頼できる場合があります。
- 税理士
- 社会保険労務士
- 弁護士
- 行政書士
- 医療機器やシステムの業者
- 金融機関
- 採用関連会社
ただし、税務申告、社会保険・労働保険の手続き、法律相談などは、業務内容によって税理士、社会保険労務士、弁護士などの専門資格が関係します。
外注先が行うのは、資料の取りまとめや日程調整などの事務作業なのか、資格者が行う専門業務なのかを、明確に分けて確認しましょう。
事務長業務を外注する際の注意点
外注にはメリットがある一方、導入前に確認しておきたい点もあります。
外注費が発生する
外注は、費用が発生しない方法ではありません。契約内容に応じた外注費やシステム利用料などが必要です。
そのため、単純に「雇用より安い」と判断するのではなく、次の点を比較することが大切です。
- 依頼する業務の内容
- 月間の作業時間
- 契約期間
- 初期費用
- 月額費用
- 追加作業の料金
- 解約条件
- 交通費や出張費の有無
直接雇用と外注のどちらが適しているかは、業務量や求める役割によって異なります。費用だけでなく、院長やスタッフの負担、必要な専門性、継続性も含めて検討しましょう。
対応できる業務範囲を確認する
「事務長代行」「オンライン事務長」「経営支援」などの名称が使われていても、実際の対応範囲はサービスによって異なります。
契約前に、次の事項を確認しましょう。
- 依頼できる業務
- 対応できない業務
- 担当者の経験や資格
- 対応可能な時間帯
- 緊急時の連絡方法
- 対面対応の可否
- 担当者が変更となる可能性
- 契約終了時のデータ返却方法
特に、「何でも任せられる」と考えるのではなく、依頼したい業務を具体的に洗い出すことが重要です。そのうえで、委託先の対応範囲と照らし合わせましょう。
資格が必要な業務に注意する
事務長業務には、資格者でなければ対応できない可能性がある業務が含まれます。
たとえば、税務申告や税務相談、社会保険・労働保険に関する手続き、法律相談などは、業務内容によって税理士、社会保険労務士、弁護士などの専門資格が関係します。
外部サービスを利用する場合は、次の点を確認しましょう。
- どの業務を誰が担当するのか
- 必要な資格を持つ者が対応するのか
- 専門家との連携体制があるのか
- 資格者でない者が専門業務を行っていないか
事務作業の代行と、専門資格が必要な業務は分けて考える必要があります。
個人情報や機密情報の管理体制を確認する
クリニックでは、患者さまの情報、スタッフの給与情報、採用応募者の個人情報、経営上の重要情報など、多くの機密情報を取り扱います。
外注先に業務を依頼する際は、次の点を確認しましょう。
- 個人情報の取扱方法
- 守秘義務に関する契約
- 情報共有ツールの安全性
- アカウントやパスワードの管理方法
- データの保存場所
- 担当者以外の閲覧制限
- 退職・契約終了時のデータ削除方法
- 情報漏えいが発生した場合の対応
必要以上の権限を付与せず、業務に必要な範囲だけ情報へアクセスできるようにすることも大切です。
院内スタッフとの役割分担を明確にする
外部の事務長や代行サービスを導入する際、院内スタッフに目的や役割が十分に伝わっていないと、混乱が生じることがあります。
導入前に、次の事項を整理しておきましょう。
- 外注する業務
- 院内スタッフが担当する業務
- 院長が判断する業務
- 外部人材に任せる権限
- 報告・承認の流れ
- スタッフからの相談窓口
外注先にすべてを任せるのではなく、院長、院内スタッフ、外部人材がそれぞれの役割を理解することで、円滑に運用しやすくなります。
事務長の外注先を選ぶ際の確認ポイント
対応範囲が自院の課題に合っているか
クリニックが抱える課題は、施設ごとに異なります。
- 採用を強化したい
- 業務マニュアルを整備したい
- 経理資料を整理したい
- スタッフ間の情報共有を改善したい
- WebサイトやSNSを更新したい
- 専門家との連絡を効率化したい
- 院長が経営判断に集中できる体制を作りたい
まずは自院の課題を整理し、その課題に対応できるサービスかどうかを確認しましょう。
コミュニケーション方法が合っているか
オンラインでのやり取りが中心となる場合は、連絡手段や報告の頻度も重要です。
- メール
- チャットツール
- オンライン会議
- 電話
- 定例ミーティング
- 月次報告書
院長だけでなく、院内スタッフや顧問税理士、社会保険労務士などとも連携できるかどうかを確認しておくと、業務を進めやすくなります。
ただし、第三者への情報共有には、院長の同意や適切な権限設定が必要です。誰がどの情報を確認できるのか、あらかじめ決めておきましょう。
実績や担当者の経験を確認する
サービスを選ぶ際は、導入事例や対応実績だけでなく、実際に担当する人の経験も確認しましょう。
確認したい項目には、次のようなものがあります。
- 医療機関への支援実績
- クリニックの事務長経験
- 人事・労務・経理の経験
- 医療機関特有の業務への理解
- 担当者の資格
- 担当者の変更ルール
- 導入後のサポート体制
実績が多いことだけで判断するのではなく、自院の規模や診療科、課題に合った経験があるかを確認することが大切です。
事務長業務の外注を活用した業務改善事例
ここでは、事務長業務の外注を活用して、院内業務を整理したクリニックの事例を紹介します。
※以下は、複数の支援内容をもとに一般化した事例です。
そのクリニックでは、院長が診療と経営の両方を担っており、日々の事務作業が後回しになっていました。
請求書や領収書は紙で保管され、必要な書類を探すのに時間がかかっていました。また、院内マニュアルや申し送り事項も十分に整理されておらず、スタッフによって業務の進め方が異なる状況でした。
そこで、外部の事務支援サービスに、次の業務を依頼しました。
- 請求書や領収書の整理
- 会計資料の取りまとめ
- 院内マニュアルの整理
- スタッフ向け情報共有ツールの導入支援
- 業務フローの見直し
- 定例ミーティングの準備
まず、紙で管理していた書類をスキャンし、必要な情報を整理しました。そのうえで、クラウド型の書類管理ツールを導入し、資料を確認しやすい状態に整えました。
さらに、院内マニュアルや申し送り事項を一元化し、スタッフが必要な情報を確認できる仕組みを整備しました。
その結果、書類を探す時間や情報共有にかかる負担が軽減され、新人スタッフが業務内容を確認しやすくなりました。また、院長が事務作業に費やす時間を見直すきっかけにもなりました。
このような取り組みでは、最初からすべての業務を外注するのではなく、まずは一部の業務から始める方法も考えられます。
たとえば、
- 請求書の整理だけを依頼する
- 採用業務の一部を依頼する
- マニュアルの作成を依頼する
- 月次資料の取りまとめを依頼する
といった形で、比較的小さな業務から始めることができます。
導入後は、作業時間の変化、院長やスタッフの負担、業務品質、コミュニケーションの状況などを確認し、依頼する範囲を調整していくとよいでしょう。
事務長業務の外注を検討する際の進め方
事務長業務の外注を検討する際は、次の流れで進めると整理しやすくなります。
1. 院長が抱えている業務を書き出す
まずは、院長が現在行っている業務をすべて書き出します。 診療以外の業務を可視化することで、外注できそうな業務が見つかりやすくなります。
2. 業務を分類する
書き出した業務を、次のように分類します。
- 院長が判断すべき業務
- 院内スタッフに任せられる業務
- 外部の事務スタッフに依頼できる業務
- 税理士や社会保険労務士などの資格者に依頼すべき業務
この分類を行うことで、外注の範囲を決めやすくなります。
3. 外注の目的を明確にする
「何となく忙しいから外注する」のではなく、外注によって何を実現したいのかを明確にします。
たとえば、
- 院長の事務作業を月10時間削減したい
- 採用業務の対応を早くしたい
- 紙の書類を減らしたい
- 院内マニュアルを整備したい
- 経営資料を毎月確認できるようにしたい
などです。
目的が明確であれば、導入後の効果も確認しやすくなります。
4. 小さな業務から試す
初めから幅広い業務を依頼するのではなく、まずは一つまたは複数の業務に絞って試す方法もあります。
契約期間や費用、成果物、報告方法を確認しながら、自院に合った外注の形を検討しましょう。
まとめ
クリニックの事務長業務を外注することは、院長がすべての事務作業を抱え込まず、必要な業務を外部の人材や専門家と分担するための選択肢です。
主なメリットとして、次の点が挙げられます。
- 院長の事務負担を軽減できる
- 必要な業務だけ依頼しやすい
- 採用や教育にかかる負担を抑えられる可能性がある
- 外部の視点を取り入れられる
- 院内の業務フローを整理しやすい
一方で、外注費、対応範囲、資格が必要な業務、情報管理、院内スタッフとの役割分担など、事前に確認すべき点もあります。
外注を検討する際は、まず院長やスタッフが抱えている業務を整理し、どの業務を誰に任せるのが適切かを考えることが大切です。
また、最初からすべてを外注するのではなく、小さな業務から試験的に導入し、効果や課題を確認しながら範囲を広げる方法もあります。
ペンデル税理士法人 医業経営支援部では、医療機関の会計・税務・経営相談をはじめ、開業支援、事業承継、医療法人の設立・運営支援、レセプトチェック指導などについてご相談を承っています。 クリニックの業務体制や経営上の課題についてお悩みの方は、お問い合わせフォームよりご相談ください。
（参考）
厚生労働省：事業主の方へ「従業員を雇う場合のルールと支援策」
個人情報保護委員会：医療・介護関係事業者向け個人情報保護ガイダンス
厚生労働省：医療広告規制におけるウェブサイト等の事例解説書（PDF）
