こんにちは！ペンデル税理士法人医業経営支援部の親泊です。
開業日が決まると、「医療事務は２人で足りるか」「看護師は常勤で採用した方がよいか」と迷うものです。診療所の開業採用では、人数を先に決めるより、どの時間に仕事が重なるかを整理しましょう。受付から診療、会計までの流れを見ると、必要な人数と働いてもらう時間帯を考えやすくなります。
（コラムの内容は公開時の法律等に基づいて作成しています）
まず「その時間に何人必要か」を決める
最初に、曜日・時間帯ごとの配置表を作ります。その表を１週間埋めるには何人必要か、常勤と非常勤をどう組み合わせるか、という順番で考えます。「採用する人数」と「同時に働く人数」は別です。
本稿では、法律や診療報酬の施設基準で求められる人数とは別に、日々の診療を支えるための計画を扱います。以下は無床・医師１人の外来を想定した検討例で、標準人数ではありません。診療科、予約制の有無、医師数、検査・処置の内容に合わせて調整し、施設基準等の要件は別途確認してください。
医療事務・看護師の人員計画は、仕事の洗い出しから
準備や片付けも含めて書き出す
曜日別・30分単位の表に、次の仕事を並べます。
- 医療事務：受付、資格確認、電話、予約、会計、レセプト点検
- 看護師：問診、採血、処置、検査介助、患者の観察、物品管理
- 担当を決める仕事：患者誘導、清掃、開院準備、終業後の片付け
「診療補助」とまとめず、資格や技能が必要な仕事と、事務職に任せられる仕事を分けてください。医療行為に当たるかは、具体的な作業や実施条件ごとに確認します。
診療所側の指示で行う準備・片付けも労働時間です。診療時間をそのまま勤務時間にせず、診療前後の仕事まで見込みます。
患者数だけでなく、仕事の重なりを見る
仮に30分間に６人が来院し、受付に１人５分かかるなら、受付だけで延べ30分を使います。この想定では、１人で電話や会計にも対応する余地がありません。予約時間を分散するか、その時間に応援を入れる案を検討します。
看護師も、採血件数だけでなく、処置・患者観察・検査介助が重なる時間を見積もります。開業前の模擬診療で時間を測り、来院数が少ない場合・想定どおりの場合・多い場合を比べてみましょう。
常勤・非常勤をどう組み合わせるか
常勤を日々の仕事の中心に、非常勤を特定曜日や忙しい時間帯に配置する案から考えます。ただし、これは一つの組み方です。勤務曜日、始業・終業時刻、週の勤務時間、契約期間を具体的に決め、診療体制に合うか確認してください。
１週間に必要な時間を計算する
平日４日が９～12時・15～18時、土曜が９～12時なら、週の診療時間は27時間です。医療事務を診療中２人置く案で計算してみます。
| 項目 | １週間に必要な延べ勤務時間 |
| 診療中の医療事務２人 | 27時間×２人＝54人時 |
| 上記に含めていない準備・会計締め等 | 仮に10人時 |
| 合計 | 64人時 |
「人時」は、１人が１時間働く仕事量の単位です。レセプト点検等を診療中に行うなら、その分を追加の10人時にも入れないようにします。診療後に行う仕事なら、その時間に勤務できる人が必要です。月末・月初に集中する仕事は、週平均だけでなく、その時期に必要な配置も確認します。
院内で常勤職員の所定労働時間、つまり契約で定める休憩を除いた労働時間を週32時間とする例では、常勤１人と週16時間の非常勤２人で計64時間になります。ここでの「常勤」は院内の区分です。施設基準や保険の扱いまで、この名称だけで決めないでください。
次に、この３人を曜日別の表に当てはめます。合計時間が足りても、午後・土曜・休憩交代が埋まらなければ計画は成立しません。また、64時間ちょうどでは、欠勤や有給休暇、研修による不在を補う余裕はありません。
看護師は、同時に必要な人数から組み合わせる
例えば、各診療時間帯に看護師１人を置く案について、処置や患者観察が重なる時間に対応できるか検討します。必要に応じて午前は２人にするなど調整しますが、診療内容によっては、最初から複数人が必要です。「看護師を１人だけ採用すればよい」という意味ではありません。
常勤１人と午前パート、非常勤複数人による曜日分担などを比べ、安全に診療できるか院長が判断します。
人件費には給与だけでなく、診療所が負担する保険料、採用費、研修費も見込みます。社会保険の加入は開設形態、人数、勤務時間等で異なり、「非常勤だから加入不要」とは判断できません。
休憩を取れるか、１人休んでも対応できるかを確かめる
電話番の時間を休憩にしない
実労働時間が６時間を超え８時間以下なら45分以上、８時間を超えるなら１時間以上の休憩が必要です。判断するのは診療時間ではなく、その日に実際に働く時間です。例示の平日は診療だけで６時間ですが、準備・片付けを加えて６時間を超えるなら休憩が必要になります。
電話や来客への対応を求められ、仕事から離れることが保障されない待機時間も休憩には含まれません。電話に出た数分だけの問題ではないため、当番を交代し、別に休憩時間を確保します。
１人不在の日のシフトも作っておく
自院で定める最低配置人数は、予定した診療を安全に行うために必要な人数として考えます。通常日だけでなく、医療事務または看護師が１人休む日のシフトも作ってみましょう。
足りない場合は、本人と合意した範囲で応援勤務を依頼します。難しければ予約・検査枠を減らすなど、院長が診療内容を見直します。連絡先、判断する人、患者への案内担当も決めてください。看護師の欠員を事務職で埋める前提にはしないようにします。
開業日から逆算して、求人と採用の予定を立てる
以下は法律上の期限ではなく、準備の目安です。地域の応募状況や、応募者の退職・引継ぎ期間、研修内容に応じて前倒ししてください。
| 時期 | 決めること・進めること |
| 開業５～４か月前 | 仕事の一覧、人件費予算、募集条件を決める |
| 開業４～３か月前 | 求人を出し、応募受付・面接を始める |
| 開業２か月前 | 中心となる職員を決め、入職の承諾を確認する |
| 開業１か月前 | 採用できた人数と、まだ採用できていない枠を確認し、足りない場合の診療体制を決める |
| 開業３～２週間前 | 入職、研修、模擬診療を行い、シフトを直す |
入職時期は全員共通とは限りません。求人には研修開始日も示し、面接で勤務できる曜日・時間帯と入職可能日を確認します。求人開始から２週間後などに見直し日を設け、応募が少なければ募集条件や方法を再検討しましょう。
募集時には勤務時間等をはっきり伝えます。2024年４月１日からは、仕事・勤務場所の変更範囲、有期契約の更新基準や更新上限も伝える項目に加わっています。
求人票だけで手続きが終わるわけではありません。雇用契約を結ぶときには、労働条件通知書等で必要な条件を示し、求人・面接で伝えた内容と合っているか確認してください。
参加を義務づける開業前研修は労働時間です。形式上は任意でも、不参加では仕事に就けないなど、事実上参加が強制される場合も含みます。雇用開始日と研修中の条件を決め、給与も予算に入れましょう。
求人前・採用決定前に確認すること
- □ 診療前後や月ごとの仕事も、重複なく見積もった
- □ 月末・月初に仕事が集中する場合の配置を確認した
- □ 午後・土曜と、休憩交代の担当が決まっている
- □ 欠勤・有給休暇・研修で不在になる日の対応を決めた
- □ 採血・検査介助・レセプト等の経験を個別に確認した
- □ 入職承諾、研修開始、採用が足りない場合の判断日を決めた
雇用条件は社労士等、健康保険・厚生年金は年金事務所等に確認し、業務範囲や施設基準で迷う場合は関係行政機関へ相談してください。
まとめ：まずは１週間の配置表を作る
診療所の開業採用では、医療事務・看護師を何人採るかの前に、どの時間に誰が必要かを整理しましょう。
通常日と１人不在の日の配置表を作り、勤務形態と採用期限を決めることが最初の一歩です。開業後も待ち時間、残業、休憩の取得状況を確かめ、実際の仕事量に合わせて見直してください。
（参考）
厚生労働省：原則として医行為ではない行為について
厚生労働省：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
日本年金機構：適用事業所と被保険者
厚生労働省：労働時間・休憩・休日関係
山梨労働局：休憩？手待ち時間？？
厚生労働省：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます
厚生労働省：「研修・教育訓練」に関する労働時間の考え方
